Secrétariat. Communications téléphoniques

ОТ АВТОРА
Данное пособие предназначено для краткого курса по секретариату (секретарь со знанием французского языка) и телефонным разговорам в офисе. Рассчитано для применения на языковой практике в 10 классе школы № 1286 и может быть использовано как элективный курс по деловому французскому (18 часов) или модуль (18 часов).

1. Organisation et gestion du temps de travail, qualités indispensables
2. Accueil
3. Expression écrite
4. Communications téléphoniques
1) But de la conversation
2) Conversation et ses phases
3) Attitudes des comportements et leurs conséquences
4) Prise de message
5) Savoir-faire au téléphone.
6) Règles d’or
7) Communications objectives
8) Habitudes téléphoniques
9) Îñîáåííîñòè ðå÷åâîãî ýòèêåòà ïî òåëåôîíó
5. Exercices pratiques http://lexiquefle.free.fr/telephone.swf

1. Organisation du temps de travail, gestion, qualités indispensables
Au marché de travail, d’après les données du Centre des activités des jeunes « Perspective » pour la première moitié de l’année 2006, sont enrégistrées 575 candidates dans le métier « Secrétariat ». Pour cette même période, le nombre d’emplois disponibles enrégistré dans cette spécialisation : 105. Ce qui veut dire, que le chômage des jeunes secrétaires n’est à nier. Il n’y a qu’une candidate sur cinq qui recevra le poste. Une forte concurence avec les secrétaires âgées n’est pas toujours à gagner par les jeunes, car la qualité de travail et l’expérience sont parfois plus importantes, que l’image de la jeunesse et la beauté de la candidate.
Pour être plus compétitive, retenez quelques règles de travail.
Le secrétariat est un métier qui exige beaucoup de connaissances, ainsi que les qualités indispensables pour y progresser. Il requiert donc des compétences et des qualités très diverses. Pour réussir dans ce métier, il faut la disponibilité, on doit avoir le sens du service et il faut être dynamique pour cumuler plusieurs aptitudes : répondre aux appels téléphoniques, rédiger des documents, servir le chef (servir le thé, le café etc ou bien de prendre notes pour la redaction de quelque document), assurer l’accueil des visiteurs, enrégistrer le courrier etc. S’y ajoute une maîtrise absolue des techniques de travail (ordinateur, courriel (courrier électronique), polycopieuse etc).
La secrétaire doit faire preuve d’un grand sens de l’écoute, d’emphatie et de qualités relationnelles importantes. Donc, elle doit avoir le goût du contact avec le client. Elle doit avoir l’ aisance orale et la bonne présentation.
Comme le métier est de plus en plus stressant, vu le volume du travail toujours plus grand, il faut une bonne résistance nerveuse.

2. Accueil
La secrétaire doit savoir accueillir clients, partenaires et public, les filtrer et classer par ordre d’importance, les faire patienter ou repasser le lendemain ou les renvoyer du tout. Et tout ceci sans manquer de tact, sans perdre l’image impeccable de politesse et de disponibilité.
Ses fonctions incluent également la saisie de tous documents :
– courriers, devis, factures, tableaux, compte-rendus, rapports, formulaires
– gros volumes : business plans, présentations, mémoire, thèses, contrats.

3. Expression écrite et autres compétences
Le secrétariat c’est aussi :
– la création de documents divers (courriers, formulaires, présentations)
– la rédaction de courriers, Curriculum Vitae ou de vos mémoires
– la correction de documents en ce qui concerne l’ orthographe, la mise en forme, la présentation impeccable.
Le progrès technique, qui va croissant, facilite le travail de la secrétaire, mais aussi augmente des compétences techniques et numériques, telles que :
– sauvegarde de fichiers sur CD-ROM ou tout support à votre
convenance (Ce qui constitue la pérennité des documents. )
– numérisation de documents (Ce qui donne deux avantages. Premièrement : plus de papiers volumineux à manipuler. Deuxièmement : de la sécurité, car on a la possibilité de conserver des données dans un lieu différent).
– recherche sur Internet
– récupération de bases de données
– reliures de documents
– autres travaux sur demande.

(à suivre)